Kommunikation, Projekte, Dateien und Aufgaben übersichtlich zusammenführenZusammenarbeit im Betrieb mit Microsoft Teams besser organisieren

Viele Handwerksbetriebe nutzen Microsoft Teams bisher vor allem für Videobesprechungen oder einzelne Chats. Dadurch verteilen sich Informationen weiterhin auf E-Mails, persönliche Ablagen und verschiedene Kommunikationswege.

Das Seminar zeigt praxisnah, wie Microsoft Teams als zentrale Arbeitsoberfläche für Kommunikation, Zusammenarbeit und Projektorganisation genutzt werden kann. Im Mittelpunkt stehen weniger Abstimmungsaufwand, klare Zuständigkeiten und ein besserer Überblick über laufende Projekte.

Ergänzend wird gezeigt, wie SharePoint und OneDrive mit Microsoft Teams zusammenspielen und wie Planner zur einfachen Aufgabensteuerung eingebunden werden kann. OneNote wird kurz als mögliche Registerkarte für Projektnotizen vorgestellt.

Ziele:

Die Teilnehmenden lernen,

• Microsoft Teams als zentrale Arbeitsoberfläche für Kommunikation und Projekte zu nutzen,
• Chats, Kanalbeiträge, Besprechungen und E-Mails sinnvoll voneinander zu unterscheiden,
• ein Projektteam mit einer übersichtlichen Kanalstruktur aufzubauen und Informationen, Dateien und Aufgaben zentral zusammenzuführen,
• OneNote als optionale Registerkarte für Projektnotizen kurz einordnen.

Zielgruppe:

Betriebsinhaberinnen und Betriebsinhaber, Führungskräfte sowie Mitarbeitende aus Büro, Verwaltung, Projektleitung, Arbeitsvorbereitung und Betriebsorganisation in Handwerksbetrieben.

Inhalte:

Teams verstehen und richtig einsetzen

• Teams, Kanäle, Chats und Beiträge voneinander unterscheiden
• das passende Kommunikationsmittel für unterschiedliche Situationen auswählen
• typische Fehler bei zu vielen Teams, Kanälen und Chats vermeiden

Zusammenarbeit übersichtlich organisieren

• eine sinnvolle Team- und Kanalstruktur aufbauen
• interne Mitarbeitende einbinden und Möglichkeiten für die Zusammenarbeit mit externen Beteiligten einordnen
• Abstimmungen, Entscheidungen und relevante Informationen nachvollziehbar in Kanälen festhalten

Dateien in Teams gemeinsam nutzen  

• Dateien in Kanälen zentral bereitstellen und gemeinsam bearbeiten
• die Verbindung zwischen Teams, SharePoint und OneDrive verstehen
• Doppelablagen und unterschiedliche Dateiversionen vermeiden

Aufgaben im Projekt koordinieren

• Planner als Ergänzung direkt in Teams einbinden
• Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Fälligkeiten festlegen
• den Bearbeitungsstand eines Projekts transparent darstellen

Voraussetzungen:

• grundlegende Kenntnisse im Umgang mit Windows und Office
• für praktische Übungen ein geschäftliches Microsoft-365-Konto
• bei Online-Durchführung sollte der Zugang zu einem externen Teams-Team vorab geprüft werden
• keine vertieften Vorkenntnisse in Teams, SharePoint oder Planner erforderlich

Hinweise:

• Dieses Seminar konzentriert sich auf Microsoft Teams als zentrale Arbeitsoberfläche für Kommunikation, Zusammenarbeit und Projektorganisation.
• SharePoint und OneDrive werden nur insoweit behandelt, wie sie für die gemeinsame Nutzung von Dateien in Teams erforderlich sind. Planner wird als ergänzendes Werkzeug zur einfachen Aufgabensteuerung vorgestellt.

Referent:

Hr. Prof. Dr. Balkenhol