E-Mails, Dokumente und Besprechungen schneller mit KI vorbereiten und bearbeitenBüroarbeit mit Microsoft 365 Copilot schneller erledigen

In Handwerksbetrieben kostet die tägliche Büroarbeit häufig viel Zeit: E-Mails müssen formuliert, Dokumente erstellt, Besprechungen zusammengefasst und Informationen aus verschiedenen Unterlagen zusammengesucht werden.

Das Seminar zeigt anhand typischer Aufgaben aus Büro, Verwaltung und Projektarbeit, wie Microsoft 365 Copilot bei der täglichen Arbeit unterstützen und Zeit sparen kann. Im Mittelpunkt stehen konkrete Anwendungen – nicht die Technik hinter der künstlichen Intelligenz (KI).

Microsoft 365 Copilot kann unter anderem in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams eingesetzt werden. Welche Funktionen im Seminar praktisch genutzt werden können, hängt von der Microsoft-365- und Copilot-Ausstattung des jeweiligen Betriebs ab. Dies sollte vorab geprüft werden.

Ziele:

Die Teilnehmenden lernen,

• typische Büroaufgaben mit Microsoft 365 Copilot schneller zu erledigen,
• Copilot klare und verständliche Arbeitsaufträge zu geben,
• Ergebnisse sorgfältig zu prüfen und sinnvoll weiterzuverwenden.

Zielgruppe:

Betriebsinhaberinnen und Betriebsinhaber, Führungskräfte sowie Mitarbeitende aus Büro, Verwaltung, Projektleitung, Kundenservice und Betriebsorganisation in Handwerksbetrieben.

Inhalte:

Copilot verstehen und sinnvoll einsetzen

• verstehen, bei welchen Büroaufgaben Copilot unterstützen kann
• Copilot Chat und Copilot in Word, Outlook, Excel, PowerPoint und Teams unterscheiden
• Möglichkeiten und Grenzen realistisch einschätzen

E-Mails und Texte schneller bearbeiten

• E-Mails, Anschreiben und andere Texte vorbereiten und überarbeiten
• lange Nachrichten oder Dokumente zusammenfassen
• Ton, Umfang und Zielgruppe passend vorgeben

Informationen schneller finden und aufbereiten

• wichtige Aussagen aus längeren Unterlagen herausarbeiten
• vorhandene Informationen übersichtlich zusammenfassen
• Ergebnisse für Listen, Übersichten oder Präsentationen vorbereiten

Besprechungen schneller nachbereiten

• Besprechungen und längere E-Mail-Verläufe zusammenfassen
• Entscheidungen, Aufgaben und offene Punkte erkennen
• Ergebnisse als kurze Übersicht oder Protokoll vorbereiten

Copilot klare Arbeitsaufträge geben

• Ziel, Hintergrund und gewünschtes Ergebnis verständlich beschreiben
• unbrauchbare oder unvollständige Ergebnisse gezielt verbessern
• gute Beispiele und klare Vorgaben verwenden

Ergebnisse prüfen und verantwortungsvoll nutzen

• Aussagen, Zahlen und Formulierungen kontrollieren
• vertrauliche und personenbezogene Informationen schützen
• einfache Regeln für die Nutzung im eigenen Betrieb festlegen

Voraussetzungen:

• grundlegende Kenntnisse im Umgang mit Windows und Office
• für praktische Übungen ein geschäftliches Microsoft-365-Konto
• für praktische Übungen ein freigeschalteter Zugang zu Microsoft 365 Copilot
• vorab prüfen, welche Copilot-Funktionen im eigenen Konto verfügbar sind

Hinweise:

• In diesem Seminar geht es darum, typische Büroarbeiten mit Copilot schneller zu erledigen. Die grundlegende Organisation von Teams, Dateien und Aufgaben wird nur dort angesprochen, wo sie für den Einsatz von Copilot wichtig ist.
• Die grundlegende Organisation von Zusammenarbeit, Dateien und Aufgaben wird nur soweit behandelt, wie sie für den sinnvollen Einsatz von Copilot erforderlich ist.

Referent:

Hr. Prof. Dr. Balkenhol